Napisany przez Administrator, z 22-07-2010 12:53

Opinie : 48

Ulubione : 5

Wybór systemu ERP (lub też jakiegokolwiek innego rozwiązania IT, studium przypadku)

Niezależnie od stopnia doskonałości technicznej sprzętu komputerowego oraz jakości oprogramowania, o ostatecznym powodzeniu całego procesu wyboru i implementacji systemu informatycznego decyduje człowiek, jego wiedza, doświadczenie i budżet jakim dana firma dysponuje.

Zorganizuj wewnętrzny zespół

Ustalenie członków zespołu koordynującego wybór systemu ERP powinno uwzględniać doświadczenie tych osób w poszczególnych obszarach biznesowych przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że implementacja systemu ERP jest decyzją podejmowaną przez departamenty związane z podstawową działalnością operacyjną. Odpowiedzialność za wdrożenie zawsze spoczywa na tych departamentach. Natomiast departament informatyki powinien jedynie koordynować tego typu działania. Po ustaleniu członków zespołu zarząd musi określić lidera projektu. Wybór właściwego lidera powinien gwarantować, że osoba ta będzie miała pełną wizję wykorzystania narzędzia jakim jest system ERP do ulepszenia kluczowych procesów działalności przedsiębiorstwa bez faworyzowania niektórych z nich. Pamiętajmy, że lider nie jest osobą sprawującą nadzór nad projektem, jest raczej osobą wskazującą kierunek prac.

Ustal potrzeby biznesowe

Organizacja musi określić krytyczne procesy biznesowe, które system ERP musi obsłużyć. Jest to bardzo ważne zadanie gdyż czasami zakup systemu ERP rozbiega się ze zbyt idealistycznymi celami przedsiębiorstwa. Analiza potrzeb biznesowych powinna być utworzona w oparciu o mierzalne i namacalne wskaźniki pozwalające na późniejszą weryfikację stanu ich zaawansowania.

Przykład celu biznesowego: zredukowanie wartości magazynu.

Warto zadać sobie pytania:

Co chcemy zredukować: materiały, towary, produkcję w toku?

Jak chcemy zredukować: ilościowo w przekrojach pewnych grup pozycji, wartościowo?

O ile chcemy zredukować wartość magazynu?

Dlaczego chcemy zredukować magazyn?

Jaki jest przewidywany zwrot z inwestycji (ROI)?

Czy jest możliwa redukcja bez użycia systemu ERP?

O ile więcej uda nam się zredukować magazyn mając system ERP?

Nie posiadając dobrze określonych celów biznesowych musimy liczyć się z całkowitą klęską wdrożenia systemu ERP.

Podczas ustalania celów warto także zwrócić uwagę na inne przeprowadzane w firmie inicjatywy takie jak: planowanie wprowadzenia nowego produktu, rozwój firmy, zdobywanie nowych rynków, możliwości pozyskania nowych oddziałów.

Ustal budżet i przedział czasowy

Zespół musi dojść do porozumienia co do zakresu całego projektu biorąc pod uwagę budżet, przedział czasowy trwania projektu oraz jego cele. Ważne jest aby określić ścisły harmonogram czasu potrzebnego na wybór i implementację systemu. Mając do czynienia z oddelegowanymi do projektu osobami proces wyboru dostawcy powinien trwać od jednego do czterech miesięcy. Wdrożenie pełnego zakresu funkcjonalności ERP może zająć od 21 do 27 miesięcy w zależności od doświadczenia osób biorących udział w projekcie. W wielu przypadkach czas uruchomienia systemu może być określony poprzez niezależny czynnik taki jak: wprowadzenie na rynek nowego produktu, zmiana ustawodawstwa czy też przypadek problemu roku 2000. Warto zwrócić uwagę, że inwestycja w nowy system ERP to wydatek rzędu od 4 do 16 milionów złotych. Inwestycja taka powinna zwrócić się w ciągu jednego do trzech lat.

Przygotuj listę dostawców

O pierwotnym wyborze dostawców powinna decydować ich pozycja na rynku polskim (i/lub zagranicznym) oraz wielkość oferowanego rozwiązania. Jedną ze strategii wyboru dostawcy może być sprawdzenie jakie rozwiązania stosuje konkurencja w danej branży. Ważne jest aby do pierwszego etapu selekcji wybrać nie więcej niż czterech do sześciu dostawców.

Przygotuj krótką listę dostawców

Najlepszym sposobem na ograniczenie liczby dostawców jest przygotowanie listy kryteriów, które system ERP powinien spełniać.

Musi ona zawierać co najmniej dane na temat:

· udziału w rynku, udziału w segmencie rynku,

· ogólnej filozofii biznesowej,

· potwierdzonego zaangażowania w obsługę klienta,

· płynności finansowej,

· inwestycji w technologię oraz badania i rozwój.

W przypadku dostawcy zagranicznego zwróć uwagę na elementy wynikające z polskiego ustawodawstwa.

Po zawężeniu listy dostawców zespół musi zaprosić dwóch lub trzech kandydatów na jedno lub dwudniowe sesje ukazujące działanie systemów w specyficznych dla przedsiębiorstwa warunkach. Podczas takiej wizyty dostawca powinien zademonstrować procesy biznesowe bazujące na scenariuszu określonym wspólnie przez zespół. Spotkanie takie powinno mieć szczegółową agendę i harmonogram czasowy oraz pozwolić na ocenę systemu w pewnych specyficznych sytuacjach biznesowych. Wybór takich sytuacji powinien wynikać z wcześniej określonych potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Ocenie powinna podlegać także przejrzystość oraz łatwość użycia systemu. Ważne jest także by móc zobaczyć działanie systemu w rzeczywistych warunkach poprzez odwiedzenie jednego z obecnych klientów dostawcy działającego w danej branży. Podczas takiego spotkania można dowiedzieć się wiele od użytkowników systemu m. in. w jaki sposób dostawca wspomaga prace podczas i po uruchomieniu systemu.

Ostatnie uaktualnienie : 22-07-2010 12:53